Desde Gestoría en Valladolid realizamos distintos trámites laborales para las empresas, como la elaboración de contratos de trabajo, confección de nóminas precisas y puntuales, las altas y bajas en la Seguridad Social, etcétera. Hoy te contamos la importancia de la gestión de nóminas de una empresa. Estos documentos deben garantizar el cálculo correcto de los salarios, las retenciones fiscales y las cotizaciones a la Seguridad Social.
¿Por qué es importante la gestión de nóminas de una empresa?
A la hora de llevar un negocio hacia el éxito también hay que tener en cuenta el capital humano, es decir, a los trabajadores. Cuando hablamos de la gestión de nóminas de una empresa no nos referimos únicamente al hecho de pagar a tiempo a los empleados, sino que es necesario contar con una visión clara de todos los trabajadores y las circunstancias de cada uno de ellos, incluyendo los distintos tipos de bajas, las horas extras, etcétera. En la práctica parece sencillo, pero la realidad es que muchas empresas se decantan por hacer la gestión de nóminas a través de terceros.
¿Y qué es la gestión de nóminas de una empresa? Lo primero que debes saber es que una nómina es un documento que recoge las percepciones económicas que constituyen el salario del trabajador. En este documento se incluyen, además, las deducciones correspondientes. La gestión de nóminas de una empresa es una actividad que tiene como objetivo realizar la administración del cálculo, así como el pago de la nómina de los empleados. También incluye las altas y bajas y el pago del IRPF a Hacienda.
La gestión de nóminas de una empresa es fundamental y las personas encargadas de hacerlo necesitan contar con conocimiento de contabilidad, derecho laboral y tributario, entre otros. Por eso, muchas empresas prefieren contratar los servicios de otros profesionales para que lleven, de forma integral y acertada, esta gestión.
¿Para qué sirve la gestión de nóminas de una empresa?
La nómina no solo sirve para pagar a cada trabajador lo que le corresponde, pues los resultados de este trámite son la base para poder determinar cuáles son los gastos de personal. Es decir, permite saber cuánto se destina al pago de los sueldos, las indemnizaciones, los gastos en especie, etcétera. Para poder hacer los cálculos correctos y pagar a cada trabajador lo que le corresponde, es necesario tener en cuenta el contrato de trabajo y el convenio colectivo.
Cabe destacar que la gestión de nóminas de una empresa incluye, además, tareas como las altas y bajas en la Seguridad Social, el pago del IRPF a Hacienda, las bajas por enfermedad y accidentes, así como el mantenimiento de los datos de los trabajadores.
¿Qué incluye la gestión de nóminas de una empresa?
Configuración de la nómina de los empleados
La tarea principal de esta actividad es configurar una nómina acorde al contrato del trabajador y el convenio colectivo. La nómina de un trabajador por cuenta ajena tiene la particularidad de que debe ser acorde a un formato estandarizado de nómina según lo dispuesto por la Orden ESS/2098/2014 de 6 de noviembre y relativo al modelo de recibo individual justificativo del pago de salarios.
La nómina, en líneas generales, se divide en tres partes: encabezado, devengos y deducciones. En el primer apartado se colocan los datos del trabajador, incluyendo el tipo de contrato, grupo profesional, la fecha de alta en la empresa, antigüedad, afiliación, el período de trabajo y los días trabajados. Además, se colocan los datos de la empresa.
En los devengos se agrupan las percepciones salariales del empleado por el desempeño laboral durante el período específico. Los devengos se anotan sin las deducciones, es decir, se trata del salario bruto. Cabe destacar que los devengos pueden ser salariales (retribuciones por el desempeño laboral) y no salariales (tickets restaurante, uniformes, etcétera). Las percepciones se dividen en partidas que son el salario base (cantidad fija que se percibe); complementos salariales aplicables, horas extraordinarias, gratificaciones extraordinarias (pagas extras), etcétera.
Por último, en la tercera sección se aplican las deducciones como la retención por el IRPF, la cuota que se paga a la Seguridad Social. Las retenciones dependen de los devengos salariales, las condiciones del trabajador y los tramos del IRPF que se encuentran en la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.
Alta y baja de los empleados
La gestión de nóminas de una empresa también incluye el alta de los nuevos empleados ante la Seguridad Social, así como la baja de aquellos trabajadores que, por enfermedad, maternidad u otros motivos, no estén trabajando. Para poder llevar a cabo las altas, bajas y otras modificaciones, las empresas deben cumplimentar unos formularios ante la Seguridad Social.
¿Cuándo solicitar la gestión de nóminas de una empresa?
Todas las empresas necesitan hacer la gestión de las nóminas desde el momento en el que contratan trabajadores. Es importante resaltar que no todas las empresas son iguales y que, lógicamente, no será lo mismo una microempresa que una gran empresa. Generalmente, las pymes son las que se decantan por hacer la gestión de las nóminas con terceras empresas, mientras que las organizaciones con muchos trabajadores cuentan con un departamento específico que se encarga de estas tareas.
¿Por qué encargar la gestión de nóminas de una empresa a un tercero? Como ya hemos mencionado, la confección de una nómina no es tarea sencilla y debe incluir una serie de apartados muy específicos. Además, los cálculos deben ser muy precisos. Para evitar errores ante Hacienda o la Seguridad Social, si no se cuenta con un departamento específico que se encargue de esta tarea, lo mejor es delegar la gestión de las nóminas a una empresa externa.